Что делать с личными данными

1. Этап найма

l Определите данные, необходимые для принятия решения о найме.

l Запрашивая данные, исходите из специфики предлагае­мого рабочего мес­та и требований, которым работник должен соответствовать, а также данных, на основании которых можно принять решение относительно пригодности кандидата для данного места работы.l Не задавайте вопросов о частной жизни и не просите данных, не связанных с оценкой пригодности к работе.l Не задавайте вопросов и не требуйте предоставления данных, которые указывают на возможность дискриминации или неравного обращения.l Не запрашивайте персональные данные деликатного характера.l При изучении сведений о лице также исходите из круга данных, определённых как необходимые для принятия решения о найме.- Публичные источники (соцсети, блоги, виртуальные фотоальбомы, открытые данные реестров, судебные акты, официальные сообщения и т.д.) – сообщите кандидату о найденных в них данных и дайте ему возможность прокомментировать.- Источники, не являющиеся публичными (архивные данные реестра наказаний, прежние работодатели и т.д.) - для запроса таких данных необходимо согласие кандидата.l Для тестирования кандидата необходимо его согласие. Результаты тестирования должны быть необходимы для оценки пригодности кандидата к работе.l При использовании автоматизированных тестов, кандидату необходимо разъяснить процесс и условия проведения теста и предоставить ему возможность возразить относительно его выпадения из числа кандидатов.l Данные о кандидатах, которые не прошли отбор, можно без их согласия хранить до окончания процесса найма или до окончания срока возможности оспорить обстоятельства, связанные с кандидатами.l Для того, чтобы в дальнейшем можно было предложить работу кандидату, который оказался не выбранным, у него надо получить согласие на сохранение данных о нём. Сообщите кандидату, какие данные и в течение какого срока вы намерены хранить и узнайте, хочет ли он, чтобы эти данные были переданы, например, другим предприятиям группы или другим лицам.l О кандидате, который был принят на работу, могут сохраняться те данные, которые необходимы в период трудовых отношений для выполнения обязанностей, вытекающих из трудового договора или закона.

l Работник имеет право требовать от работодателя, чтобы ему сообщили:- персональные данные о нём;- цели обработки персональных данных;- состав и источники персональных данных- данные о третьих лицах или категории третьих лиц, которым разрешается передача персональных данных;- данные о третьих лицах, которым направлены его персональные данные;- имя (наименование) обработчика персональных данных или его представителя, а также адрес и иные контактные данные обработчика персональных данных;- работник вправе в любое время отозвать данное им согласие на обработку.l Если обработка персональных данных не допускается законом, работник вправе потребовать:- прекращения обработки персональных данных;- прекращение обнародования персональных данных или прекращение доступа к этим данным;- уничтожения или закрытия собранных персональных данных.l Работник имеет право при нарушении его прав при обработке его персональных данных обратиться в Инспекцию по защите данных или в суд и потребовать возмещения причинённого вреда.

5. Получение согласия

l Согласие должно основываться на свободном волеизъявлении работника, не рекомендуется включать это согласие в условия трудового договора.

l В согласии должны быть чётко определены:- данные, на обработку которых даётся согласие;- цель обработки данных;- лица, которым могут передаваться данные;- условия передачи данных третьим лицам;- права работника в части дальнейшей обработки его персональных данных.l В общем случае согласие должно даваться в письменно-воспроизводимой форме. NB! для обработки персональных данных деликатного характера всегда необходимо письменное согласие.l Согласием не считается молчание или бездействие.l Согласие может быть час­тичным и условным.l Если согласие даётся вместе с другим волеизъявлением, то согласие лица должно быть ясно различимым.l Согласие может дать только работник, обладающий полной дееспособностью, то есть совершеннолетний работник (не менее 18 лет).l Наличие согласия должен доказывать работодатель.l В случае спора надлежит основываться на предпосылке, что работник не давал согласия на обработку своих персональных данных.l До запроса согласия работнику необходимо разъяснить, к кому тот может обратиться, если у него возникнут воп­росы или претензии относительно обработки его персональных данных либо их исправления.l Согласие действительно в течение жизни работника и 30 лет после его смерти.l Согласие может быть отозвано в любой момент времени.

Autor: Пиркко-Лийс Харкмаа главный редактор справочника, присяжный поверенный адвокатского бюро COBALT